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Umzug zu RefurbOS

Bestand, verkaufte Artikel, Kontakte und Teile aus deinem bisherigen Programm per CSV übernehmen.

Vorbereiten

Exportiere aus deinem bisherigen Programm oder deiner Tabelle je eine CSV-Datei für Artikel, Kontakte und Teile. Excel und LibreOffice speichern das über „Speichern unter“ als CSV (Trennzeichen Semikolon oder Komma). Den Import findest du unter Inventar, ⋯, Importieren, mit je einem Reiter für Artikel, Kontakte und Teile. Jeder Reiter hat eine Vorlage zum Herunterladen: Sie enthält alle Spalten, die RefurbOS kennt, mit den Namen deiner Branche und zwei Beispielzeilen.

Am einfachsten kopierst du deine Daten spaltenweise in die Vorlage. Spaltennamen müssen nicht genau stimmen: RefurbOS erkennt übliche Namen auf Deutsch und Englisch (Marke oder Hersteller, EK oder Einkaufspreis, E-Mail oder Mail). Unbekannte Spalten nennt die Vorschau und überspringt sie.

Importiere in dieser Reihenfolge: erst Kontakte, dann Artikel. So verknüpft RefurbOS die Spalte Lieferant der Artikel mit dem Kontakt gleichen Namens.

Artikel und Bestand

Pflicht sind nur Marke und Modell (bzw. die Feldnamen deiner Branche). Dazu kommen nach Bedarf Kategorie, Variante, Zustand, Status, EK, Kaufdatum, Besteuerung, Lieferant, Notiz und die Merkmale deiner Branche. Datum als 2026-03-15 oder 15.03.2026, Beträge als 120,00. Besteuerung als §25a (Standard) oder Regel für regelbesteuerte Ankäufe.

Ein Durchgang nimmt bis zu 5.000 Zeilen. RefurbOS schreibt sie in Blöcken zu 250 und zeigt den Fortschritt. Bricht ein Block ab, fehlt nur dieser Block; die Meldung sagt, bis zu welcher Zeile alles angelegt ist. Zeilen mit Fehlern werden übersprungen, die Vorschau nennt sie mit Zeilennummer. Dubletten mit gleicher Seriennummer oder IMEI überspringt RefurbOS, außer du erlaubst sie.

Importierter Bestand zählt nicht zu „Neue Artikel diesen Monat“ deines Tarifs.

Verkaufte Artikel

Damit Auswertungen und Steuer-Exporte des laufenden Jahres stimmen, kannst du auch bereits verkaufte Artikel übernehmen. Dafür braucht die Zeile Verkaufsdatum und Verkaufspreis, optional Kanal (eBay, Kleinanzeigen, Vinted, Eigener Shop, Direktverkauf …), Gebühren, Versandkosten und Bezahlt am. Ohne Status gilt die Zeile dann als verkauft. Fehlt „Bezahlt am“, gilt das Verkaufsdatum als Zahlungseingang; fehlt das Kaufdatum, gilt ebenfalls das Verkaufsdatum.

Die Umsatzsteuer des Verkaufs folgt wie sonst der Besteuerung des Ankaufs: §25a rechnet nur die Marge, Regel den vollen Preis. Importierte Verkäufe erscheinen in der EÜR (nach Zahlungseingang), in der §25a-Aufzeichnung und in den Auswertungen.

Belege entstehen dabei keine. Rechnungen und Ankaufsbelege, die du schon im alten Programm erstellt hast, bleiben dort und gehören mit in deine Aufbewahrung (in der Regel zehn Jahre). RefurbOS erzeugt keine Belege rückwirkend.

Kontakte

Pflicht ist ein Name oder eine Firma. RefurbOS liest Art, Name (oder Vorname und Nachname), Firma, Straße, PLZ, Ort oder eine ganze Adresse in einer Spalte, E-Mail, Telefon und Notiz. Die Art erkennt RefurbOS als Lieferant, Verkäufer, Kunde, Geschäftskunde oder Systemhaus; ohne Art gilt ein Kontakt mit Firma als Geschäftskunde, sonst als Kunde. Kontakte mit einer E-Mail, die es schon gibt, werden übersprungen, ebenso doppelte E-Mails in der Datei.

Teile

Für das Teilelager liest RefurbOS Name, Kategorie, Bestand, Mindestbestand und EK, dazu optional Passend für, Lieferant und Lagerplatz. Die Kategorien richten sich nach deiner Branche. Ein Teil mit einem Namen, den es schon gibt, wird übersprungen.

Nach dem Umzug

Prüfe im Inventar ein paar Stichproben und unter Auswertungen die Summen des laufenden Jahres. Fehlt etwas, korrigierst du einzelne Artikel in der Akte. Fotos lädst du in der Akte hoch; sie lassen sich nicht per CSV übernehmen.

Noch Fragen? Schreib an [email protected] und nenne die Adresse deiner Instanz.