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Belege und Steuer

Belegarten, Regeln vor dem ersten Beleg, Differenzbesteuerung nach § 25a, Steuerpaket und was RefurbOS nicht ersetzt.

RefurbOS unterstützt dich bei Belegen und Auswertungen, ersetzt aber keine Steuerberatung. Prüfe die Zahlen vor der Abgabe beim Finanzamt.

Belege

RefurbOS erzeugt Belege als PDF mit lückenlos fortlaufender Nummer:

Belege lassen sich absichtlich nicht löschen oder ändern (GoBD). Ist eine Rechnung falsch, erzeugst du in der Belegliste (⋯-Menü der Zeile, „Stornieren“) eine Stornorechnung; das Original bleibt erhalten, der Verkauf bleibt gebucht.

Vor dem ersten Beleg

• Firmendaten: Ankaufsbeleg, Rechnung und Angebot brauchen Firmenname, Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. (Einstellungen → Firmendaten). Solange etwas fehlt, entsteht kein Beleg, und der Hinweis sagt, was fehlt.
• Rechnungen über 250 € brauchen die Anschrift des Käufers.
• Rechnung nur mit Verkauf: Erfasse zuerst den Verkauf, am einfachsten mit „Rechnung sofort erstellen“.
• Ein Ankaufsbeleg je Artikel. Kaufst du bei einer Firma, ist deren Rechnung dein Beleg; der Ankaufsbeleg ist dann optional.
• Beispielartikel bekommen keine echten Belege.

Nach dem Erstellen öffnest du das PDF über den Hinweis; aus der Akte heraus geht es danach zurück in die Akte.

Differenzbesteuerung (§ 25a UStG)

Kaufst du ohne ausgewiesene Umsatzsteuer ein (von Privatleuten oder anderen Differenzbesteuerern), fällt die Umsatzsteuer nur auf deine Marge an: USt = (VK − EK) ÷ 1,19 × 0,19. Auf der Rechnung steht dann keine Umsatzsteuer, sondern der Pflichthinweis zur Sonderregelung. Den Ankaufstyp wählst du beim Erfassen; die Kalkulation in der Akte zeigt die Steuer live. Rechnen kannst du das auch mit dem kostenlosen §25a-Margenrechner.

RefurbOS rechnet je Artikel (Einzeldifferenz). Die Gesamtdifferenz über einen Zeitraum ist seit 2025 für Artikel bis 750 € Einkaufspreis erlaubt, aber in RefurbOS noch nicht umgesetzt.

Steuerpaket und Export

Unter Auswertungen, Reiter Steuer, lädst du das Steuerpaket für einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr: ein ZIP mit EÜR-Positionen, Rechnungsausgangsliste, § 25a-Aufzeichnung, Kassenbuch und allen Beleg-PDFs des Zeitraums, dazu eine Datei, die für jede Liste in einem Satz sagt, wofür sie ist. Das gibst du deiner Steuerberatung.

Einzeln gibt es je Jahr die § 25a-Aufzeichnung, die EÜR-Positionen, die Bestandsliste zum 31.12., die Monatsübersicht und den Gewinn je Artikel als CSV. Die EÜR zählt Einnahmen nach Zahlungseingang; trag Zahlungen deshalb ein (Tab Abwicklung oder Zahlungsabgleich), sonst steht das Verkaufsdatum mit Hinweis da. Die Umsatzsteuer je Quartal (bzw. je Monat) steht dort als Richtwert für die Voranmeldung. Mit Dieser Monat und Letzter Monat siehst du alle Zahlen eines Monats im Vergleich zum Vormonat. Die Exporte enthalten Einkaufspreise und sind nur für Administratoren.

Kleinunternehmer (§ 19 UStG)

Den Schalter findest du unter Einstellungen → Firmendaten. Dann weist keine Rechnung Umsatzsteuer aus, Kalkulation, Höchst-EK, Auswertungen und Exporte rechnen ohne Umsatzsteuer, und das Inserat nennt „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Einen Ankaufstyp fragt RefurbOS beim Erfassen dann nicht ab.

Aufbewahrung

Rechnungen und andere Buchungsbelege musst du in der Regel 8 Jahre aufbewahren, Aufzeichnungen wie die § 25a-Liste 10 Jahre. Bewahre dafür vor dem Ende deines Abos den Vollexport auf oder nutze den Ruhemodus (siehe Konto und Daten).

Noch Fragen? Schreib an [email protected] und nenne die Adresse deiner Instanz.