RefurbRatgeber für Wiederverkäufer
E-Rechnung für Second-Hand-Händler: Was ab 2025 bis 2028 gilt
Ab wann du E-Rechnungen schreiben musst, welche Ausnahmen gelten (Privatkunden, bis 250 €, Kleinunternehmer) und was bei § 25a zu beachten ist.
Kurz gesagt: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen musst du sie nur, wenn du an andere Unternehmen im Inland verkaufst: ab 2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 in jedem Fall. Rechnungen an Privatkunden, Rechnungen bis 250 € und Kleinunternehmer sind ausgenommen.
Für die meisten Second-Hand-Händler ändert sich beim Verkauf an Privatleute also nichts. Wichtig wird die E-Rechnung beim Einkauf bei anderen Händlern und beim Verkauf an Firmen, etwa wenn ein Büro zehn gebrauchte Laptops bei dir kauft.
Was eine E-Rechnung ist
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. Ein Programm kann sie ohne Abtippen lesen und buchen. In Deutschland sind zwei Formate üblich:
- XRechnung: eine reine XML-Datei, der deutsche Standard. Ohne passendes Programm siehst du nur Code.
- ZUGFeRD: ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Menschen lesen das PDF, Programme die XML. Ab Version 2.0.1 gilt ZUGFeRD als E-Rechnung, die Profile MINIMUM und BASIC-WL aber nicht.
Ein normales PDF, das du per E-Mail verschickst, ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. Das gilt auch für eingescannte Papierrechnungen.
Der Zeitplan bis 2028
| Ab | Empfangen | Ausstellen an Unternehmen im Inland |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | Pflicht für alle Unternehmen | Papier erlaubt, PDF mit Zustimmung des Empfängers |
| 1. Januar 2027 | Pflicht für alle Unternehmen | E-Rechnung bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, sonst weiter Papier oder PDF |
| 1. Januar 2028 | Pflicht für alle Unternehmen | E-Rechnung für alle |
Die Grenze von 800.000 € bezieht sich auf deinen Gesamtumsatz im Vorjahr, für 2027 also auf das Jahr 2026.
Wann du keine E-Rechnung brauchst
- Verkauf an Privatkunden. Gegenüber Verbrauchern gibt es keine Pflicht, PDF und Papier bleiben erlaubt. Das betrifft die meisten Verkäufe über eBay, Kleinanzeigen oder Vinted.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen können müssen sie sie trotzdem.
- Verkauf an Unternehmen im Ausland. Die Pflicht gilt nur, wenn beide Unternehmen in Deutschland ansässig sind.
- Ankauf von Privatleuten. Privatpersonen stellen keine Rechnungen aus. Hier brauchst du wie bisher einen Ankaufsbeleg.
Was schon heute gilt: E-Rechnungen empfangen
Kaufst du bei anderen Unternehmen ein, etwa Leasingrückläufer bei einem Remarketer, Ersatzteile oder Verpackung, dürfen dir Lieferanten schon jetzt E-Rechnungen schicken. Deine Zustimmung brauchen sie dafür nicht. Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach. Zum Lesen brauchst du ein Programm oder einen Viewer, denn die XML-Datei allein ist für Menschen kaum lesbar.
Wichtig für die Aufbewahrung: Speichere die E-Rechnung im Originalformat, also die XML-Datei, nicht nur einen Ausdruck. Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf (seit 2025, vorher zehn).
Ab 2027 kommt ein zweiter Punkt dazu: Schickt dir ein Lieferant ein PDF, obwohl er eine E-Rechnung ausstellen müsste, ist das keine ordnungsgemäße Rechnung. Das kann deinen Vorsteuerabzug gefährden. Bitte deine Lieferanten frühzeitig um E-Rechnungen.
E-Rechnung und Differenzbesteuerung nach § 25a
Auch differenzbesteuerte Verkäufe an Unternehmen fallen unter die Pflicht, eine Ausnahme für gebrauchte Ware gibt es nicht. Inhaltlich bleibt alles wie bei deiner bisherigen Rechnung:
- Keine Umsatzsteuer ausweisen. Die Steuer steckt in deiner Marge und wird nicht gezeigt.
- Der Hinweis „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“ gehört in den strukturierten Teil der E-Rechnung, nicht nur ins PDF. Bei ZUGFeRD zählt im Zweifel die XML-Datei.
- Dein Käufer kann aus der Rechnung keine Vorsteuer abziehen. Das gilt bei § 25a immer, egal in welchem Format.
Mehr zur Rechnung mit Differenzbesteuerung im Artikel Differenzbesteuerung nach § 25a UStG.
So bereitest du dich vor
- Postfach festlegen. Eine eigene Adresse wie [email protected], die du deinen Lieferanten mitteilst.
- Lesen und ablegen. Prüfe, ob deine Buchhaltung oder dein Steuerberater XRechnung und ZUGFeRD einlesen und im Original archivieren kann.
- Geschäftskunden zählen. Wie viele Rechnungen über 250 € gehen an Firmen? Davon hängt ab, wie dringend das Thema für dich ist.
- Umsatz 2026 prüfen. Liegst du über 800.000 €, stellst du ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen aus.
- Firmendaten vervollständigen. E-Rechnungen brauchen saubere Stammdaten: Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr. und die Anschrift des Käufers.
Häufige Fragen
Muss ich als Second-Hand-Händler E-Rechnungen schreiben?
Nur für Verkäufe an Unternehmen in Deutschland über 250 € brutto. Ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € liegt, sonst ab 2028. Privatkunden bekommen weiter normale Rechnungen.
Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail?
Bei Privatkunden ja, dauerhaft. Bei Geschäftskunden bis Ende 2026 mit deren Zustimmung und bei bis zu 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Danach brauchen Geschäftskunden eine E-Rechnung.
Brauche ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung?
Ausstellen musst du keine. Empfangen können musst du sie aber, ein E-Mail-Postfach reicht dafür.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch bei Differenzbesteuerung?
Ja. Verkaufst du differenzbesteuert an ein Unternehmen im Inland, brauchst du ab den genannten Terminen eine E-Rechnung. Umsatzsteuer weist du darin wie bisher nicht aus, der Hinweis auf die Sonderregelung steht im strukturierten Teil.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre, und zwar im Originalformat. Bei einer XRechnung bewahrst du also die XML-Datei auf, bei ZUGFeRD das PDF mit der eingebetteten XML-Datei.
Rechtsgrundlagen
- § 14 UStG: Rechnung und Begriff der E-Rechnung
- § 27 Abs. 38 UStG: Übergangsregeln bis Ende 2027
- § 33 UStDV (Kleinbetragsrechnung) und § 34a UStDV (Kleinunternehmer)
- BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15. Oktober 2024 und vom 15. Oktober 2025
So hilft RefurbOS
RefurbOS erstellt deine Rechnungen mit allen Pflichtangaben und setzt bei § 25a den Hinweis auf die Sonderregelung automatisch. Jede Rechnung lädst du zusätzlich als E-Rechnung im XML-Format nach EN 16931 herunter, der § 25a-Hinweis steht dort im strukturierten Teil. Vor jedem Beleg prüft RefurbOS, ob deine Firmendaten vollständig sind. Wie Rechnungen, Storno und Steuerpaket zusammenspielen, steht im Hilfe-Center unter Belege und Steuer.
Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Im Einzelfall hilft dein Steuerberater.