RefurbRatgeber für Wiederverkäufer
Ankaufsbeleg beim Privatankauf: Was rein muss
Was ein Ankaufsbeleg (Eigenbeleg) beim Kauf von Privatleuten enthalten muss, warum er für § 25a zählt und wie du dich vor Hehlerware schützt.
Kaufst du gebrauchte Ware von Privatleuten, bekommst du keine Rechnung. Den Nachweis über den Einkauf erstellst du deshalb selbst: den Ankaufsbeleg, oft auch Eigenbeleg genannt. Er ist die Grundlage für deine Buchhaltung und für die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG.
Warum der Ankaufsbeleg so wichtig ist
- Betriebsausgabe: Ohne Beleg kann das Finanzamt den Einkaufspreis als Ausgabe anzweifeln.
- § 25a nachweisen: Die Differenzbesteuerung gilt nur, wenn beim Einkauf keine Umsatzsteuer ausgewiesen war. Der Beleg zeigt, dass du von einer Privatperson gekauft hast.
- Herkunft belegen: Taucht ein Gerät später als gestohlen auf, zeigt der Beleg, dass du sorgfältig gekauft hast.
Diese Angaben gehören hinein
- Dein Unternehmen: Name und Anschrift.
- Verkäufer: Vor- und Nachname, Anschrift. Bei höheren Beträgen zusätzlich die Art und Nummer des Ausweises, den du gesehen hast.
- Datum des Ankaufs.
- Artikel: genaue Bezeichnung, Marke und Modell, bei Elektronik die Seriennummer oder IMEI, dazu Zustand und Zubehör.
- Preis und Zahlungsart (bar, Überweisung, PayPal).
- Erklärung des Verkäufers, dass er privat verkauft, Eigentümer ist und keine Umsatzsteuer ausweist.
- Unterschrift des Verkäufers, bei Ankauf aus der Ferne eine schriftliche Bestätigung per Mail oder Nachricht.
- Fortlaufende Belegnummer, damit keine Lücken entstehen.
Schutz vor Hehlerware
Wer Ware ankauft, deren Herkunft offensichtlich zweifelhaft ist, riskiert eine Strafbarkeit wegen Hehlerei und verliert im Zweifel Ware und Geld. Ein paar feste Regeln helfen:
- Ausweis prüfen und die Daten mit dem Beleg abgleichen.
- Preis plausibel? Ein neues Gerät weit unter Marktwert ist ein Warnsignal.
- Herkunft erfragen: Originalrechnung, Verpackung, Zubehör.
- Geräte entsperrt? Smartphones und Tablets mit aktiver Aktivierungssperre (Apple-ID, Google-Konto) nimmst du nicht an.
- Bargeld: Bei Bargeschäften ab 10.000 € hast du als Güterhändler nach dem Geldwäschegesetz besondere Identifizierungspflichten.
Wer gewerblich hochwertige Konsumgüter wie Elektronik oder Kameras an- und verkauft, betreibt außerdem ein überwachungsbedürftiges Gewerbe nach § 38 GewO. Das Gewerbeamt prüft dann bei der Anmeldung deine Zuverlässigkeit.
Wie lange du Belege aufbewahrst
Buchungsbelege wie Ankaufsbelege und Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf (seit 2025, vorher zehn Jahre). Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare bleiben bei zehn Jahren. Digitale Belege müssen unveränderbar und lesbar bleiben (GoBD).
Typische Fehler
- Sammelbeleg ohne Einzelpositionen. Bei § 25a brauchst du den Einkaufspreis je Artikel. Kaufst du einen Posten, teilst du den Preis nachvollziehbar auf.
- Seriennummer fehlt. Ohne sie lässt sich der Beleg keinem Gerät sicher zuordnen.
- Beleg erst Wochen später. Erstelle ihn beim Ankauf, nicht beim Verkauf.
- Ankauf von Händlern über Eigenbeleg. Kaufst du von einem Unternehmen, brauchst du dessen Rechnung. Ein Eigenbeleg reicht dann nicht.
So hilft RefurbOS
In RefurbOS erfasst du beim Ankauf den Verkäufer, den Ankaufstyp und den Preis. Der Ankaufsbeleg entsteht als fortlaufend nummeriertes PDF, der Verkäufer unterschreibt direkt auf dem Handy oder Tablet. Bei Ankäufen über 250 € verlangt RefurbOS die Anschrift. Jeder Beleg hängt am Artikel, und die § 25a-Marge rechnet mit dem Preis aus dem Beleg. Mehr dazu im Artikel zur Differenzbesteuerung.
Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Im Einzelfall hilft dein Steuerberater.