RefurbRatgeber für Wiederverkäufer
Software für Second-Hand-Händler: welche passt?
Kasse mit TSE, Kommission oder Online-Handel mit Einzelstücken? Welche Art Software zu deinem Second-Hand-Geschäft passt und worauf du vor dem Test achtest.
Kurz gesagt: Welche Software passt, hängt davon ab, wie du an deine Ware kommst und wo du sie verkaufst. Nimmst du Ware in Kommission und kassierst vor allem im Laden, brauchst du ein Kassensystem mit TSE und Kommissionsabrechnung. Kaufst du selbst an und verkaufst online auf mehreren Portalen, brauchst du eine Warenwirtschaft für Einzelstücke mit Ankaufsbeleg, Differenzbesteuerung und Schutz vor Doppelverkauf.
Drei Arten von Second-Hand-Geschäften
| Geschäft | Typisch | Was die Software können muss |
|---|---|---|
| Kommissionsladen, Regalvermietung | Ware gehört dem Einlieferer, Verkauf vor allem im Laden | Kasse mit TSE, Abrechnung und Auszahlung an Einlieferer, Etiketten |
| An- und Verkauf, Refurbisher | Ware wird selbst angekauft, oft aufbereitet | Höchstpreis beim Ankauf, Ankaufsbeleg, Zustand je Stück, § 25a |
| Online-Reseller | Einzelstücke auf eBay, Kaufland, Shopify, Vinted und Co. | Ein Bestand für alle Portale, kein Doppelverkauf, Inserate, Versand |
Viele Händler mischen das: etwa ein Laden mit Ankauf, der zusätzlich online verkauft. Dann zählt, womit du den größten Teil deines Umsatzes machst.
Kasse und TSE: brauchst du das?
Eine Pflicht zur Kasse gibt es in Deutschland nicht, eine offene Ladenkasse mit Kassenbuch ist erlaubt. Nutzt du aber eine elektronische Kasse, muss sie eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) haben, und du musst jedem Kunden einen Beleg anbieten. Verkaufst du viel bar im Laden, ist ein Kassensystem mit TSE deshalb meist der richtige Kern. Verkaufst du vor allem online, zahlen die Kunden über das Portal oder per Überweisung, und die Kasse spielt eine kleine Rolle.
Kommission oder eigener Ankauf
- Kommission: Die Ware bleibt bis zum Verkauf Eigentum des Einlieferers. Die Software muss je Einlieferer abrechnen, Provision abziehen und Auszahlungen festhalten.
- Eigener Ankauf: Du zahlst sofort und trägst das Risiko. Hier entscheidet der Einkaufspreis über deinen Gewinn. Die Software sollte dir vor dem Kauf zeigen, was du höchstens zahlen darfst, und jeden Ankauf belegen, ab 250 € mit Name und Anschrift des Verkäufers.
Differenzbesteuerung nach § 25a
Kaufst du Ware von Privatleuten an, zahlst du Umsatzsteuer meist nur auf deine Marge. Die Software muss das je Einzelstück rechnen und den Pflichthinweis auf die Rechnung setzen. Mehr im Artikel Differenzbesteuerung einfach erklärt.
Online auf mehreren Portalen verkaufen
Bei Einzelstücken ist der Doppelverkauf das größte Risiko: Ein Stück wird auf eBay verkauft und steht noch auf Kaufland. Eine passende Software beendet die anderen Angebote nach dem Verkauf automatisch oder erinnert dich daran, wo das nicht geht. Mehr dazu im Artikel Mehrere Verkaufskanäle ohne Doppelverkauf. Allgemeine Warenwirtschaften für Neuware rechnen meist mit Stückzahlen und Artikelnummern, nicht mit Zustand, Seriennummer und Fotos je Einzelstück.
Fragen vor dem Test
- Kaufe ich selbst an oder nehme ich in Kommission?
- Wie viel verkaufe ich bar im Laden, wie viel online?
- Auf welchen Portalen verkaufe ich, und sind sie direkt angebunden?
- Rechnet die Software § 25a je Stück und schreibt den Hinweis auf die Rechnung?
- Bekommt meine Steuerberatung, was sie braucht (Belege, Listen, DATEV)?
- Wo liegen meine Daten, und komme ich jederzeit an alle heran?
- Was kostet es nach dem Test, und wie lange bin ich gebunden?
Häufige Fragen
Welche Software brauche ich für einen Second-Hand-Laden mit Kommission?
Ein Kassensystem mit TSE, das Einlieferer verwaltet, Provisionen abrechnet und Auszahlungen festhält. Eine Warenwirtschaft für eigenen Ankauf deckt die Kommissionsabrechnung meist nicht ab.
Welche Software passt für An- und Verkauf und Online-Handel?
Eine Warenwirtschaft für Einzelstücke: Ankauf mit Beleg, Zustand und Fotos je Stück, Verkauf auf mehreren Portalen ohne Doppelverkauf und Rechnungen mit Differenzbesteuerung.
Reicht Excel für den Anfang?
Für wenige Stücke ja. Sobald du auf mehreren Portalen verkaufst, Ankaufsbelege brauchst oder die Differenzbesteuerung je Stück rechnest, kostet Excel mehr Zeit, als eine Software kostet.
Brauche ich als Online-Händler eine TSE?
Nur wenn du eine elektronische Kasse nutzt. Zahlungen über eBay, Shopify oder per Überweisung laufen nicht über eine Kasse.
Rechtsgrundlagen
- § 25a UStG (Differenzbesteuerung)
- § 146a AO (elektronische Aufzeichnungssysteme, TSE und Belegausgabe)
- Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)
- § 38 Gewerbeordnung (überwachungsbedürftiger Handel mit hochwertigen Gebrauchtwaren)
So hilft RefurbOS
RefurbOS ist die Warenwirtschaft für Händler, die selbst ankaufen und online verkaufen: Höchstpreis vor dem Kauf, Ankaufsbeleg, jedes Stück mit Zustand und Fotos, eBay, Kaufland und Shopify direkt angebunden, Etsy, Kleinanzeigen und Vinted mit fertigem Text, kein Doppelverkauf, Rechnungen mit § 25a und ein Steuerpaket für die Steuerberatung. RefurbOS ist keine Kasse mit TSE und rechnet keine Kommissionsware ab. Für Barverkäufe im Laden nutzt du deine Kasse wie bisher. Du testest 14 Tage kostenlos, danach ab 79 € im Monat bei jährlicher Zahlung, zzgl. USt.
Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Im Einzelfall hilft dein Steuerberater.